Jürgen Henschel hat in mühevoller Fleißarbeit die Negativhüllen handschriftlich beschriftet und mit vielen für uns sehr wichtigen Informationen versehen. Diese Informationen auf den Negativhüllen werden dokumentiert und abfotografiert. Diese Aufgabe übernehmen Jürgen und Nadeshda, die im Rahmen des Bundesfreiwilligendienstes das Projekt unterstützen.

Wir pflegen die Informationen in eine Exceltabelle ein, die anschließend in die Datenbank XMap importiert wird. In der Datenbank werden die Datensätze verschlagwortet, die Adressen mit Geokoordinaten versehen - um sie auf einer Karte zu lokalisieren und mit den Digitalisiaten zu verknüpfen.

In wenigen Tagen werden die Ordner mit den Negativen vom Scandienst abgeholt und in den folgenden Wochen digitalisiert. Damit wir in dieser Zeit weitere Daten erfassen können ohne die Originale vorliegen zu haben, ist die Fotodokumentation enorm wichtig.